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Los 7 errores más comunes entre los abogados a la hora de enviar un email

El email se ha convertido en una herramienta básica y fundamental para todos los abogados, pero muchos están desbordados por la cantidad de emails que tienen en la bandeja de entrada. Para ello hacemos algunas recomendaciones para mejorar la gestión y efectividad.

1. No olvidar el propósito del e-mail

Es importante focalizar el tema, resaltarlo e intentar que el correo electrónico no dure más de cuatro o cinco frases. Es esencial ser receptivo y reflexivo, siendo siempre fiel al estilo del email. Otro de los trucos para hacer más eficiente un email es utilizar la herramienta Boomerang de Gmail, que te permite poder programar tu agenda, avisos, recordatorios, etc.

2. No enviar mensajes de correo electrónico únicamente en caso de necesidad.

El mejor momento para construir algún tipo de relación es antes de necesitar algo. Es conveniente no esperar hasta el momento en que se necesite de otra persona para cumplir un objetivo. Una manera de llegar mejor a la gente es estando en contacto constantemente.

3. No olvidar que hay una persona al otro lado del correo electrónico:

Las formas son muy importantes y es primordial ser cortés desde el inicio hasta el final. Nunca se deben perder las formas.

4. Evitar enviar el coreo electrónico en el momento equivocado.

El hecho de escribirlo “ahora” no significa que tenga que ser enviado en este preciso momento. El retraso en el envío es una de las herramientas más poderosas del correo electrónico.

Debemos evaluar la urgencia del mensaje y si éstos deben ser respondidos con carácter inmediato. Organiza la bandeja de entrada según la urgencia de los mensajes.

La programación de los mensajes deja espacio a los abogados para poder respirar entre los proyectos que no son urgentes. Establece un ritmo de comunicación mediante el cual el cliente no espere a que se le responda de manera inmediata. Así pues, en caso de emergencia podrás resolver el problema de inmediato.

5. Evitar los envíos masivos.

Que el correo se envíe a más destinatarios no significa que vayamos a obtener mejores resultados. Un e-mail perfecto es aquel que se envía exclusivamente a quién tiene que recibirlo.

6. Evita redactar mensajes demasiado largos.

En los correos electrónicos se debe focalizar el tema. Un email nunca debería superar las cuatro frases, ya que si se supera, probablemente el destinatario no vaya a leer todo el contenido.

7. Evitar, exclusivamente, el uso del correo electrónico.

Que el correo electrónico sea eficiente no significa que necesariamente debamos utilizar este método de comunicación. Antes de enviar un email debemos considerar la opción de utilizar otros métodos de comunicación como el teléfono, videoconferencia, mensaje de texto, chat, etc.

El correo electrónico se ha convertido en nuestra principal forma de comunicación, siendo cada vez más importante una buena redacción que nos ayude tanto a nivel personal como profesional. Los mensajes que logran persuadir y que convierten el contenido y el lenguaje en la inspiración de la acción, son fundamentales para conseguir nuestro objetivo.