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Elegimos 5 aplicaciones útiles para abogados

¿Qué aplicación elegir para correo, para la web, para…? ante estas dudas que puede tener un despacho de abogados, nos mojamos.

Gestionar la información que se mueve cada día en un bufete de abogados no es una tarea fácil. Cada día se reciben cientos de mails, se contacta con múltiples clientes, se añade información en la web, se crean y se comparten decenas de documentos y tareas, etc… Gestionar este volumen de información es difícil pero no imposible. Desde elAbogado.com queremos recomendaros 5 aplicaciones para que os ayuden a ser más eficientes a la hora de gestionar la información. 

1. ¿Qué correo electrónico recomendamos?

Gmail. Sin lugar a dudas, es el mejor gestor de correo electrónico. Con 10 GB de capacidad gratis y 25 GB en la versión de pago para empresas, entre sus beneficios más evidentes está el hecho que permite buscar en él todo tipo de correos y conversaciones de chat (que, por cierto, está integrado en el correo). Su buscador interno funciona como Google, simplemente hay que escribir una palabra y a continuación aparecen todos los correos y conversaciones donde aparece esta palabra.
A nivel organizativo ofrece un sistema de etiquetas y carpetas que, bien usado, es realmente práctico. Y, además, utiliza unos filtros muy duros contra el correo SPAM.

2. ¿Qué programa nos gusta más para hacer la página web de un despacho?

WordPress. Para empezar, WordPress es gratuito y es muy sencillo e intuitivo. No hace falta saber nada de programación para crear una web con WordPress que, además, ofrece un montón de apariencias diferentes para que elijas el modelo que más se ajusta a tus gustos y necesidades.  WordPress es tan popular que, si tienes cualquier duda, seguro que en Google encuentras cualquier foro donde tus preguntas encontrarán respuesta. Si tienes que encargar a alguien externo que haga la web de tu despacho, pide que la hagan en WordPress.

3. ¿Cuál es la mejor opción para coordinar las tareas del equipo, las secretarias y demás ayudantes?

Asana. Asana es un servicio gratuito que permite gestionar tareas y equipos de hasta 30 personas (si hay más de 30 personas, hay que pagar). Es muy fácil de utilizar. Funciona mediante la asignación de tareas que, a su vez, tienen un espacio de comentarios, lo que hace que nunca se pierda el hilo de la tarea inicial.

Teambox. Teambox es otra herramienta muy útil para coordinar tareas y documentos. Con una plataforma más propia de una red social como Facebook o Twitter, Teambox  permite crear proyectos y compartir archivos y tareas. También permite gestionar la comunicación entre el equipo a través de un timeline que posibilita hacer un seguimiento del estado de las tareas.

4. ¿Con qué programa nos gusta gestionar la cartera de clientes potenciales?

Salesforce. Este software específico es, hasta hoy, la mejor opción para la gestionar comercial con clientes y futuros clientes. Salesforce es una herramienta multiusuario, multiplataforma y consultable desde cualquier sitio con conexión a internet. Básico para hacer el seguimiento de propuestas y potenciales clientes. Funciona como una gran agenda de contactos con multitud de atributos para guardar la información. Permite establecer jerarquías para representar a grupos empresariales complejos así como tener vistas distintas para gestionar a clientes potenciales, grandes cuentas…También hace posible llevar un control de las relaciones comerciales a través del registro de actividades relacionadas de nuestros abogados y sus contactos.
Salesforce dispone de un sistema muy completo de concertación de citas y entrevistas, así como un buen registro de llamadas entrantes y salientes, a los que se les puede añadir tareas asociadas.  

5. ¿Cuál es el gestor de documentos online que más nos satisface?

Google Docs, a través del Drive de Gmail. Enviar mails con un documento adjunto ha pasado a la historia con Google Docs. Con este sistema, los documentos no se envían, se comparten. Además, la actualización de este documento – por cualquiera de las personas con las que ha sido compartido – es inmediata y visible para todos. Y no sólo se comparten documentos, también se comparten carpetas y todo su contenido, algo realmente útil cuando se quiere compartir un volumen de información más amplio. Siempre quedará Microsoft Office (Word) que en su última versión 2013 presenta un cambio de diseño remarcable y también nos gusta.