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Cómo no perder 10 años de nuestra vida laboral con el email: 6 consejos

10 años de nuestra vida los podemos pasar gestionando el correo electrónico. Un estudio de la empresa Sondea concluye que cada día dedicamos dos horas en administrar nuestro correo electrónico. Extrapolado a toda una carrera, vemos que dedicamos 10 años de nuestra vida laboral a gestionar el email. Aunque nadie duda que es una herramienta muy importante y básica para cualquier bufete de abogados, el correo electrónico también nos hace perder mucho tiempo. Nos obsesionamos en tener la bandeja de entrada vacía y, si no lo conseguimos, nos agobiamos, lo que seguro no beneficia a nuestro rendimiento. Para acabar con todo esto hemos querido condensar en 6  puntos los consejos para gestionar bien el correo electrónico y ser más productivos.

1. Piensa bien antes de enviar un mail

Un email que no está bien pensado, redactado o comunicado puede dar lugar a más confusión y a más emails, lo que seguro te hace perder más tiempo. Escribir un email se ha convertido en un acto reflejo, no meditado, lo que da lugar a: mails innecesarios, mails extensos y mails confusos.

2. Escribe siempre el asunto

Es indispensable que los emails lleven un buen asunto: explicativo y que sintetice el contenido del email. Hay que evitar a toda costa los “hola”, los “sin asunto”, los “urgente”, los “importante” porque resulta ambiguo y confuso para el receptor.

3. No te obsesiones con tener la bandeja de entrada vacía

Tener la bandeja de correo a 0 es una presión que te pones que es totalmente innecesaria. Aunque no debes desatender el email, sé consciente de que hay emails que no hace falta que sean contestados al instante. E incluso, hay emails que puedes contestar pasados unos días, no lo olvides.

4. No malacostumbres a tus receptores contestando inmediatamente todos los mails

Acaba con la autoobligación de contestar al instante todos los emails. Esto sólo hace que crees a tu alrededor la sensación de que estás siempre colgado del email y, por lo que sea, si algún día no contestas, enseguida creas confusión y descontentamiento en los demás. Contestar continuamente los emails que vas recibiendo hace que interrumpas las tareas que estás haciendo. Estas interrupciones hacen que tus tareas no acaben nunca. Piénsalo.

5. Organiza tu bandeja de entrada por carpetas

Crea carpetas “de prioridad máxima” con los correos más prioritarios (ej. los que el remitente es tu jefe, los de un cliente importante, los de un proyecto concreto…). De esta manera, cuando tengas poco tiempo para chequear el correo, puedes ir directamente a consultar a estas carpetas con los emails más prioritarios. Crea también carpetas “de prioridad relativa” y “sin prioridad” para consultar estos emails cuando dispongas de más tiempo.

6. Toca cada email una sola vez

Cuando abras un email debes contestarlo, borrarlo o apuntarte una tarea que genera ese email. Una de las malas costumbres es dejar el email en la bandeja de entrada, lo que hace que lo abramos varias veces sin tomar una acción. Así perderemos mucho tiempo.